会计档案的销毁程序
1. 编制销毁清册 :
由单位档案管理机构会同会计机构共同鉴定,提出销毁意见,并编制会计档案销毁清册。
清册应包含会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等信息。
2. 审批流程 :
单位负责人在销毁清册上签署意见,确认销毁。
对于国有企业,还需报请上级主管单位批准。
3. 销毁前的准备 :
收集需要销毁的会计档案。
对于未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管至结清债权债务时为止。
4. 销毁过程 :
销毁会计档案时,应由档案机构和会计机构共同派员监销。
对于国家机关,销毁时应有同级财政部门和审计部门派员参加监销;财政部门销毁时,应有同级审计部门派员参加监销。
销毁方式可以是物理销毁(如切割、烧毁)或数字化销毁。
5. 销毁后的确认 :
监销人和经办人员应在销毁清册上签名或盖章,注明“已销毁”字样和销毁日期。
销毁过程应在监督下进行,确保档案信息不被泄露。
6. 记录和报告 :
将销毁情况写出书面报告,一式两份,一份报告本单位负责人,一份归入档案备查。
销毁记录应保存一定时间,以备后续审计或法律诉讼之需。
以上步骤旨在确保会计档案的安全销毁,并符合相关的法律法规要求。需要注意的是,销毁过程必须严格控制,防止敏感信息泄露。